Eerst doen, dan denken: minder vergaderen in het MKB

Op Emerce verscheen op 5 oktober een column van Jasper Boot, online marketeer bij AFAS Software. Hij schrijft dat Nederlanders een vergadercultuur hebben die verlammend werkt. In zijn vakgebied levert een experiment volgens hem meer op dan eindeloos overleggen.

Boot noemt de onzichtbare kosten van overleggen. Een vergadering van een uur met zes collega's kost een bedrijf volgens hem al snel meer dan een kleine testcampagne. Die vergadering levert nul kliks en nul inzichten uit de praktijk op. Zijn conclusie: eerst doen, dan denken.

Hij geeft een voorbeeld uit zijn eigen werk. Bij de lancering van ChatGPT Ads sprong hij er direct op. De eerste drie dagen stond de targeting verkeerd, dus er kwam geen conversie uit. De schade bleef beperkt tot een paar dagen testbudget. De winst: hij begrijpt het systeem nu echt.

Wat dit betekent voor jouw processen

Misschien herken je dit. Je wilt iets met AI doen, maar eerst moet er een werkgroep komen. Dan een plan. Dan overleg met de directie. Ondertussen gebeurt er niets. Bij een bedrijf zonder eigen IT-afdeling is dat extra riskant, want niemand heeft tijd om een dik plan te schrijven.

Boot schrijft dat zijn bedrijf is gestopt met jaarplannen. Tweederde van de plannen wordt toch nooit uitgevoerd, zegt hij. In plaats daarvan werken ze met weekdoelen. En met een zogeheten shitlist: alle werkzaamheden waar mensen minder plezier aan beleven. Per punt kijken ze of automatisering helpt, of iemand anders het slimmer doet, of ze ermee stoppen.

Dat is een aanpak die past bij hoe AI-projecten in het MKB vaak mislukken. Niet door slechte techniek, maar doordat er te lang wordt gepraat voordat er iets draait. Je hoeft geen jaarplan te maken om één taak te automatiseren. Je hoeft alleen te weten welke taak je aanpakt en hoe je meet of het werkt.

Doe deze week één ding

Boot geeft zelf een concrete opdracht: schrap deze week een vaste vergadering uit je agenda. Zet je eigen shitlist op papier. Bepaal je doel voor deze week. En zet dat ene idee waar je al weken over twijfelt gewoon live.

Voor een MKB-bedrijf zonder IT-afdeling kun je dat kleiner maken. Kies één terugkerende taak die veel tijd kost. Denk aan orderbevestigingen overtypen, veelgestelde vragen per mail beantwoorden, of gegevens uit facturen overnemen. Probeer het één week uit met een bestaande tool. Meet hoeveel tijd het scheelt. Werkt het niet, dan stop je. Werkt het wel, dan heb je een leerpunt dat geen enkele vergadering je had gegeven.

Wat ik niet weet, is of dit bij jouw bedrijf past. Elke organisatie heeft eigen processen en eigen regels rond klantdata. Maar de kern van de column is overdraagbaar: een kleine test met een duidelijk doel levert meer op dan een plan dat nooit wordt uitgevoerd.