AVG en AI: wat je regelt vóór je team ChatGPT opent

De meeste bedrijven die ik spreek, gebruiken AI al. Niet officieel, maar op de laptop van een collega. Een offerte herschrijven, een mail samenvatten. Handig, tot er een klantnaam in een prompt staat.

Dat is geen reden om AI te verbieden. Het is een reden om vijf dingen te regelen. Geen beleidsstuk van twintig pagina's, maar afspraken die op één A4 passen.

1. Spreek af wat erin mag

Maak een lijst met wat wel en niet in een AI-tool mag. Namen, adressen en bankgegevens: nee. Een anonieme conceptmail: ja. Hang die lijst naast het koffiezetapparaat.

2. Kies tools die niet leren van jouw invoer

Gratis versies van AI-tools mogen jouw invoer vaak gebruiken om te trainen. Betaalde zakelijke versies meestal niet. Controleer dat in de voorwaarden, of laat het mij doen.

3. Teken een verwerkersovereenkomst

Gaan er persoonsgegevens door een tool, dan is de leverancier een verwerker. Dan hoort er een verwerkersovereenkomst bij. Grote leveranciers hebben die standaard klaarliggen. Bouw ik iets voor je, dan teken ik er zelf ook een.

4. Leg vast wie verantwoordelijk is

Eén persoon in het bedrijf is aanspreekpunt voor AI-gebruik. Geen IT-specialist nodig. Wel iemand die de lijst bijhoudt en vragen beantwoordt.

5. Zeg het tegen klanten als AI met ze praat

Staat er een chatbot op je site, dan moet de bezoeker weten dat het een chatbot is. Dat staat in de Europese AI-regels. Eén zin onder het chatvenster is genoeg.

Wat dit je kost

De afspraken kosten een middag. Zakelijke AI-tools kosten een vast bedrag per gebruiker per maand; dat bedrag staat op de site van de leverancier. De rest is gewoon doen wat je afsprak.